Comunica de Forma Profissional

Posted on 21 de Agosto de 2013 por

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Comunica de Forma Profissional, imagem de destaque

Como começar negócio online: Etapa #17, Comunica de forma profissional

Na etapa anterior criaste as sete páginas essenciais do website em WordPress do teu negócio online. Hoje vais criar os “Templates” que irão ajudar-te a sistematizar a comunicação com os teus clientes, e, ao mesmo tempo, isso permitirá que comuniques de forma mais profissional. É mais um aspecto importante na tua estratégia de marketing digital para o teu negócio online. Se este é o teu primeiro artigo “Como começar o teu próprio negócio online”, como começar na etapa #1 “ser empreendedor na internet“.

No início do teu negócio online terás todo o tempo do mundo para comunicares com os teus potenciais e actuais clientes. Mas, chegará o momento em que o tempo será muito escasso, pelo que deverás sistematizar e optimizar a comunicação.

"Templates" para comunicares de forma profissional

“Templates” para comunicares de forma profissional

Que “Templates” precisarás?

Para comunicares com os teus clientes, terás que criar “Templates” que abrangem os principais tipos de comunicação que irás ter:

  • Factura / Recibo
  • Proposta/oferta/orçamento
  • Projecto completo a submeter
  • Termos e Condições ou Contracto
  • Pedido de “feedback”

Ferramentas a Usar

Para produzires esses “Templates” podes usar qualquer processador de texto. No meu caso, utilizo o MS Office e tenho “Templates” feitos em Word, Excel e PowerPoint. O Word é um processador de texto muito versátil e, por isso, a maioria dos meus “templates” são feitos para esta ferramenta. Mas, para tarefas mais específicas utilizo outras ferramentas. Por exemplo, utilizo o Excel para auxiliar nos cálculos na elaboração de um orçamento. E para apresentações ou criar imagens personalizados, utilizo o Powerpoint.

Se não queres gastar dinheiro no MS Office, como alternativa podes usar o OpenOffice.org ou usar o Google Docs.

Os teus Templates não têm que ser muito sofisticados em termos de layout, mas devem ter um aspecto profissional e conter toda a informação necessária, incluindo o nome do teu negócio e logo.

Princípios Básicos de Comunicação com os Teus Clientes

Quando comunicares com os teus potenciais ou actuais clientes, tem em atenção os seguintes princípios básicos de comunicação:

  • Positivo. Na tua comunicação, deves ser sempre amável e dizer “obrigado”. Mesmo quando exiges alguma coisa do teu cliente, deves manter uma atitude positiva. Por exemplo, podes sublinhar os benefícios para o teu cliente, se ele cumprir uma determinada exigência: “Eu preciso da sua resposta até amanhã para que possa entregar-lhe o orçamento na 5ª feira”.
  • Exactidão. Deves rever sempre, mais do que uma vez, a tua comunicação e certificar-te que está tudo correcto: nome do cliente, nome da empresa, endereço, detalhes do projecto, datas, valores orçamentados, etc.
  • Ser claro, específico e detalhado. Podes evitar muitos mal-entendidos e problemas de comunicação, se garantires, deste o início, que as expectativas são claras e correctamente bem definidas. Isto significa que o cliente sabe o que espera de ti (por exemplo, datas de entregas e quais os itens a entregar), assim como tu sabes o que o cliente te vai entregar (por exemplo, forma e data de pagamento).
  • Profissional. Não tens que usar um tom muito formal, mas não utilizes termos demasiado coloquiais de modo que pareça demasiado informal. Mesmo que o teu potencial cliente seja teu amigo, na tua comunicação, torna claro que o assunto é profissional.

Dispões de 1 hora para criares os teus “Templates”. Irás agradecer-me quando os necessitares como resultado dos inúmeros pedidos que irás receber dos teus potenciais clientes e que terás muitas dificuldade em responder J.

O que pensas da tarefa de hoje? Não foi muito cansativa, pois não? Partilha comigo a tua opnião, utilizando a secção de comentários.

Carlos Rodrigues

Director de Marketing / Gestor de Marketing Digital

©Marketing Digital Portugal, Leiria

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Posted in: Empreendedorismo